Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data

1. Responsable del tratamiento

Comandia es una plataforma de punto de venta en la nube para comercios en Colombia. Esta política describe cómo se recolectan, usan, almacenan, transmiten y suprimen los datos personales dentro de la Plataforma.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de:

• Artículo 15 de la Constitución Política, sobre el derecho a la intimidad y al habeas data.
• Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), en lo relativo a autorización, aviso de privacidad, políticas de tratamiento y transmisiones internacionales.
• Ley 1266 de 2008, en lo pertinente. Comandia no administra información financiera, crediticia o comercial destinada a calcular riesgo crediticio, por lo que el régimen de esa ley no le resulta aplicable como operador o fuente de información.
• Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos y firma electrónica, para la validez de las autorizaciones otorgadas en línea.
• Las circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.

3. Doble rol: cuándo Comandia es Responsable y cuándo es Encargado

Esta es la distinción más importante de todo el documento, porque determina a quién debe dirigirse cada titular para ejercer sus derechos.

3.1 Comandia como Responsable

Comandia decide sobre el tratamiento —y responde directamente ante el titular— respecto de los datos de quienes contratan y administran la cuenta: la persona que registra el Negocio, sus datos de contacto, los datos de facturación de la suscripción, los registros de acceso a la Plataforma y las comunicaciones de soporte.

3.2 Comandia como Encargado

Respecto de los datos que el Negocio carga o genera dentro de la Plataforma sobre sus clientes y su personal —nombre y teléfono de quien pide un domicilio, dirección de entrega, nombre del cajero que cerró un turno, del mesero que tomó una orden o del domiciliario que recibió efectivo—, el Responsable es el Negocio. Comandia es únicamente Encargado: trata esos datos por cuenta del Negocio, siguiendo sus instrucciones y con el solo fin de prestarle el servicio.

En consecuencia, si usted es cliente o empleado de un comercio que usa Comandia y desea conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, debe dirigirse en primer lugar a ese comercio. Si aun así requiere apoyo, puede escribirnos y trasladaremos su solicitud al Negocio correspondiente, dentro de nuestro deber legal de colaboración.

4. Qué datos personales se tratan

4.1 Datos de la cuenta y sus usuarios (Comandia como Responsable)

• Identificación y contacto: nombres, apellidos, correo electrónico, teléfono y rol dentro del Negocio.
• Datos del Negocio: nombre comercial, tipo de negocio, NIT o documento, dirección, ciudad, correo, teléfono y WhatsApp.
• Credenciales: la contraseña se almacena cifrada mediante función hash (bcrypt) y no es legible ni recuperable por Comandia.
• Datos de conexión: identificador de sesión, dirección IP, agente de usuario y fechas de inicio y expiración de la sesión.
• Actividad y auditoría: registro de acciones relevantes ejecutadas en la Plataforma (anulaciones, reversiones, descuentos, cambios de precio, correcciones de caja, movimientos de inventario), con el usuario, la fecha y el detalle de la operación.
• Suscripción y pagos: plan contratado, vigencia, valor, estado del pago e identificador de la transacción en la pasarela.

4.2 Datos que el Negocio registra sobre terceros (Comandia como Encargado)

• Clientes del Negocio: nombre, documento cuando el Negocio lo solicita, teléfono, correo, dirección, indicaciones de entrega, barrio, ciudad, notas e historial de pedidos y compras.
• Personal del Negocio: nombres y apellidos, correo, teléfono, rol, áreas asignadas, turnos de caja, ventas y cobros ejecutados, gastos registrados y movimientos de efectivo.
• Imágenes: fotografías de productos y logotipos cargados por el Negocio.

Los datos anteriores se recolectan directamente del titular, del Negocio que los registra, o se generan automáticamente por el uso de la Plataforma.

5. Datos que Comandia NO trata

• Datos de tarjetas y cuentas bancarias. Los pagos de la suscripción se realizan en el entorno de la pasarela de pagos. Comandia no recibe, no ve y no almacena números de tarjeta, fechas de vencimiento, códigos de seguridad ni credenciales bancarias.
• Datos sensibles. No se solicitan ni se requieren datos de salud, origen étnico, orientación sexual, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos biométricos ni datos políticos. El titular no está obligado a suministrar datos sensibles, y el Negocio se obliga a no cargarlos en campos de texto libre.
• Geolocalización precisa de usuarios o repartidores.
• Perfilamiento publicitario ni venta o cesión de datos a terceros con fines comerciales. Comandia no vende bases de datos.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan únicamente para las siguientes finalidades:

• Crear, administrar y autenticar cuentas y usuarios, y controlar sus roles y permisos.
• Prestar los módulos contratados: ventas, cocina, domicilios, inventario, caja, reportes y demás.
• Procesar y controlar la suscripción, los cobros, las renovaciones y su historial.
• Enviar comunicaciones operativas del servicio: avisos de vencimiento, confirmaciones de pago, alertas de seguridad y el reporte de cierre de caja al correo registrado por el Negocio.
• Prestar soporte técnico y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Generar reportes, análisis y auditorías internas del Negocio sobre su propia operación.
• Detectar, prevenir e investigar fraudes, abusos y fallas de seguridad.
• Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para medir el uso y mejorar el producto.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Cuando el Negocio contrate el Complemento correspondiente, procesar consultas mediante inteligencia artificial en los términos de la sección 8.

No se dará a los datos un uso distinto de los aquí señalados sin obtener previamente una nueva autorización del titular.

7. Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, mediante la aceptación de estos documentos al momento del registro en la Plataforma. La aceptación electrónica produce plenos efectos conforme a la Ley 527 de 1999, y Comandia conserva prueba de ella mediante los registros técnicos de la cuenta.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando los datos sean requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos debidamente anonimizados, o respecto de datos relacionados con el registro civil.

El titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga permanecer en la base de datos.

8. Tratamiento con inteligencia artificial

Comandia ofrece el Asistente ComandIA, un Complemento opcional que utiliza modelos de inteligencia artificial generativa para redactar hallazgos del negocio y responder preguntas en lenguaje natural sobre su propia operación. Esta sección explica, con detalle, qué información sale hacia el proveedor del modelo y bajo qué condiciones.

8.1 Cuándo opera

Solo cuando el Negocio contrata expresamente el Complemento. Si no está contratado, ningún dato del Negocio se envía a un proveedor de inteligencia artificial. El Negocio puede cancelarlo en cualquier momento y, a partir de ese momento, cesan los envíos.

8.2 Qué información se envía

8.3 Qué NO se envía

• Datos de los clientes finales del Negocio: no se transmiten nombres, teléfonos, direcciones ni indicaciones de entrega de quienes compran en el Negocio.
• Contraseñas, tokens de sesión ni credenciales de ningún tipo.
• Datos de tarjetas o cuentas bancarias.
• Documentos de identidad, correos electrónicos ni teléfonos de los usuarios.
• La base de datos completa del Negocio: cada consulta envía únicamente el resultado acotado de la pregunta formulada, con topes de filas y de periodo.

8.4 Las cifras no las produce el modelo

Por diseño, el modelo no calcula. Todos los importes, cantidades y porcentajes se obtienen mediante consultas ejecutadas en la base de datos de Comandia, delimitadas siempre al Negocio que pregunta; el modelo solo redacta e interpreta resultados ya calculados. Esta decisión técnica reduce el riesgo de que se muestre una cifra inexacta y limita la información que sale de la infraestructura.

8.5 Proveedor y transmisión internacional

El proveedor del modelo es Anthropic PBC, con sede en los Estados Unidos de América, que actúa como subencargado del tratamiento. El envío de datos personales a ese proveedor constituye una transmisión internacional en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, sustentada en:

• La autorización expresa otorgada por el Negocio al contratar el Complemento, luego de haber sido informado de esta circunstancia; y
• La declaración de la Superintendencia de Industria y Comercio que reconoce a los Estados Unidos de América dentro de los países con un nivel adecuado de protección de datos personales, para efectos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Conforme a los términos comerciales del proveedor, la información enviada a través de su interfaz de programación no se utiliza para entrenar sus modelos y se conserva por el periodo limitado necesario para operar el servicio y prevenir usos indebidos.

8.6 Conservación de las conversaciones

Las preguntas y respuestas del Asistente se guardan en la base de datos del Negocio para que este pueda consultar su historial. El administrador puede eliminar una conversación en cualquier momento desde la Plataforma.

8.7 Sin decisiones automatizadas

El Asistente no adopta decisiones ni ejecuta acciones sobre la operación: no modifica precios, no anula ventas, no sanciona a nadie. Produce texto informativo. Cualquier medida que el Negocio tome a partir de una respuesta —incluidas las de carácter disciplinario frente a su personal— es una decisión humana, propia del Negocio, sujeta al debido proceso que le sea exigible. El Negocio se obliga a verificar la información en sus reportes antes de adoptar decisiones que afecten a una persona.

8.8 Advertencia sobre la exactitud

Los sistemas de inteligencia artificial pueden generar interpretaciones incorrectas o incompletas. Dentro de la Plataforma se muestra de forma permanente un aviso en ese sentido. La información entregada por el Asistente no constituye asesoría contable, tributaria, jurídica ni laboral.

8.9 Derecho a no usar la función

Ningún titular está obligado a que sus datos sean procesados por el Asistente. El Negocio puede abstenerse de contratar el Complemento o cancelarlo, y cualquier titular puede oponerse dirigiéndose al Negocio responsable o a nuestro canal de atención.

9. Encargados, proveedores y transferencias internacionales

Para operar, Comandia se apoya en proveedores de infraestructura que pueden tratar datos por su cuenta y siguiendo sus instrucciones:

Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia o almacenan información en el exterior. Estas transmisiones internacionales se realizan con fundamento en la autorización otorgada por el titular y en la declaración de nivel adecuado de protección efectuada por la SIC respecto de los países involucrados, y se rigen por los contratos y condiciones de servicio suscritos con cada proveedor, que los obligan a tratar los datos únicamente para prestar el servicio contratado y a mantener medidas de seguridad apropiadas.

Comandia también podrá entregar información cuando se lo exija una autoridad judicial o administrativa competente, en ejercicio de sus funciones y por los conductos legales.

10. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a Comandia. Este derecho procede sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley señale que no es necesaria.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Comandia.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida y así lo determine la autoridad competente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su condición.

11. Cómo ejercer los derechos: consultas y reclamos

Todas las solicitudes se reciben en contacto@comandia.co, canal designado para tal efecto.

11.1 Consultas

El titular puede consultar la información que reposa en las bases de datos. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos

Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo indicando:

1. Nombre completo e identificación del titular.
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. Dirección de notificación y datos de contacto.
4. Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3 Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Comandia.

12. Deberes de Comandia

En su condición de Responsable y de Encargado, Comandia se obliga a:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando corresponda, y tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
• Insertar la leyenda «reclamo en trámite» cuando proceda.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya ordenado la Superintendencia.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la autoridad de protección de datos las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Medidas de seguridad

Comandia aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, entre ellas:

• Cifrado del tráfico entre el navegador y los servidores mediante HTTPS/TLS.
• Almacenamiento de contraseñas con función hash (bcrypt), sin posibilidad de recuperarlas en texto claro.
• Autenticación por token con vigencia limitada, control de sesiones activas y cierre de sesión.
• Aislamiento por negocio: todas las consultas están delimitadas al identificador del Negocio, de modo que un usuario no puede acceder a la información de otro comercio.
• Control de acceso por roles y permisos definidos por el propio Negocio.
• Registro de auditoría de las operaciones sensibles y de las intervenciones de soporte.
• Copias de respaldo periódicas de la base de datos.

Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de un incidente que comprometa datos personales, Comandia lo informará a los Negocios afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa aplicable.

14. Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras exista una relación contractual vigente con el Negocio y, terminada esta, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, o para atender eventuales reclamaciones.

• Terminada la cuenta, el Negocio dispone de treinta (30) días calendario para exportar su información antes de su supresión de los sistemas activos.
• Las sesiones expiran automáticamente y sus registros se depuran una vez vencidas.
• Los registros de auditoría se conservan mientras la cuenta esté activa, por ser el soporte de los controles internos del propio Negocio.
• Las copias de respaldo se conservan hasta su rotación natural, aun después de la supresión en los sistemas activos.

15. Almacenamiento en el navegador y cookies

Comandia no utiliza cookies de publicidad, de analítica ni de seguimiento, ni emplea herramientas de terceros para perfilar visitantes.

La aplicación guarda información en el almacenamiento local del navegador (localStorage) del dispositivo del usuario, con fines estrictamente funcionales:

• El token de sesión y los datos básicos del usuario y del negocio, para mantener la sesión iniciada.
• Preferencias de la interfaz, como el orden de las tarjetas o la activación del sonido de alertas.
• En la tienda en línea, el carrito y el teléfono ingresado, para no pedirlos de nuevo en el siguiente pedido desde el mismo dispositivo.

Esta información permanece en el dispositivo del usuario y puede borrarla en cualquier momento desde las opciones de su navegador o cerrando sesión.

16. Menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad y no se recolectan intencionalmente sus datos. El Negocio se abstendrá de registrar como usuarios a menores de edad y de cargar datos de menores. Si se detecta el registro de datos de un menor sin la autorización de su representante legal, se procederá a su supresión.

17. Obligaciones del Negocio como Responsable

El Negocio que usa Comandia para tratar datos de sus clientes y de su personal es el Responsable de esos datos y, en consecuencia, se obliga a:

• Obtener de sus titulares la autorización previa, expresa e informada exigida por la Ley 1581 de 2012, y conservar prueba de ella.
• Contar con su propia política de tratamiento de datos y con un aviso de privacidad, y ponerlos a disposición de sus titulares.
• Informar a sus titulares que utiliza una plataforma tecnológica que actúa como Encargado y que la información se aloja en la nube.
• Cuando contrate el Asistente ComandIA, informar a su personal que ciertos análisis pueden incluir sus nombres, en los términos de la sección 8.
• Atender directamente las consultas y reclamos de sus titulares.
• Cargar únicamente los datos necesarios para su operación, absteniéndose de registrar datos sensibles.
• Mantener actualizada la información y solicitar su corrección o supresión cuando corresponda.

El incumplimiento de estas obligaciones es de responsabilidad exclusiva del Negocio, quien mantendrá indemne a Comandia frente a reclamaciones de sus titulares o de la autoridad.

18. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner esta política a disposición del titular, se le comunicará el siguiente aviso de privacidad:

19. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política rige desde la fecha de vigencia indicada al inicio del documento y permanecerá vigente mientras Comandia preste sus servicios. Cualquier modificación se publicará en esta misma dirección con un nuevo número de versión; los cambios sustanciales se comunicarán a los Negocios activos por correo electrónico o dentro de la Plataforma con al menos quince (15) días calendario de antelación.

Las bases de datos administradas por Comandia tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la finalidad que justificó su tratamiento y a los plazos legales de conservación aplicables.