Términos y Condiciones

1. Quién presta el servicio y a quién se dirige

Comandia (en adelante, «Comandia», «la Plataforma» o «nosotros») es una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión de puntos de venta, dirigida a restaurantes, bares, cafés, tiendas, licoreras y comercios similares que operan en Colombia.

Comandia se ofrece exclusivamente a personas naturales o jurídicas que actúan en ejercicio de una actividad comercial, empresarial u oficio. No está dirigida a consumidores finales que contraten para fines personales, familiares o domésticos, ni a menores de edad. Al contratar, el usuario declara que actúa en desarrollo de su actividad económica y que cuenta con la capacidad legal para obligarse.

2. Aceptación de los términos

Estos Términos y Condiciones (los «Términos») constituyen un contrato vinculante entre Comandia y la persona natural o jurídica que crea una cuenta y utiliza la Plataforma (el «Negocio»). Al marcar la casilla de aceptación en el formulario de registro, al crear una cuenta o al usar la Plataforma de cualquier forma, el Negocio declara que leyó, entendió y acepta íntegramente estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta aceptación se realiza mediante mensaje de datos y produce todos los efectos jurídicos de una firma manuscrita, conforme a la Ley 527 de 1999. Comandia conserva los registros técnicos de la aceptación (fecha, hora y cuenta) como prueba de la manifestación de voluntad.

Quien acepte estos Términos en nombre de una persona jurídica declara que cuenta con facultades suficientes para obligarla. Si el Negocio no está de acuerdo con alguna disposición, debe abstenerse de crear la cuenta y de utilizar la Plataforma.

3. Definiciones

• Negocio: persona natural o jurídica titular de la cuenta y responsable de su operación.
• Usuario: persona autorizada por el Negocio para acceder a la Plataforma con credenciales propias (administrador, cajero, mesero, cocinero, domiciliario u otros roles).
• Cliente Final: persona que compra o pide en el Negocio y cuyos datos el Negocio registra en la Plataforma.
• Contenido del Negocio: toda la información que el Negocio o sus Usuarios cargan o generan en la Plataforma: catálogo, precios, inventario, ventas, gastos, cierres de caja, clientes, imágenes y demás registros.
• Plan: modalidad de suscripción contratada, con sus límites de productos, sucursales, usuarios y módulos.
• Complemento: función que se contrata por separado del Plan, como el Asistente ComandIA o las cajas adicionales.
• Datos Personales, Titular, Responsable, Encargado y Tratamiento: tienen el significado que les asigna la Ley 1581 de 2012.

4. Descripción del servicio

Comandia es un servicio en la nube, accesible por navegador web, que pone a disposición del Negocio módulos de gestión que pueden incluir, según el Plan contratado:

• Punto de venta y toma de órdenes, con mesas, pedidos para recoger y domicilios.
• Pantalla de cocina y áreas de preparación.
• Gestión de domicilios, domiciliarios y billetera de efectivo en calle.
• Facturación interna, comprobantes de venta, medios de pago y pagos mixtos.
• Caja: apertura, movimientos, arqueos, cierre y cuadre del turno.
• Inventario, recetas, insumos, kardex, combos, promociones y cupones.
• Menú y tienda en línea con código QR, y tablero público de estado de órdenes.
• Reportes, auditorías y análisis del negocio.
• Asistente ComandIA, como Complemento contratable por separado.

El servicio se presta «tal como está y según disponibilidad». Comandia puede agregar, modificar, reagrupar o descontinuar módulos y funciones para mejorar el producto, corregir fallas o cumplir la ley. Cuando un cambio suprima una función esencial del Plan contratado, se informará al Negocio con antelación razonable por correo electrónico o dentro de la Plataforma.

El Negocio reconoce que la Plataforma requiere conexión a internet y equipos adecuados, que Comandia no suministra ni administra, y que la calidad del servicio depende también de esos elementos.

5. Registro, cuenta y credenciales

Para usar la Plataforma, el Negocio debe crear una cuenta suministrando información veraz, completa y actualizada. El Negocio es responsable de mantenerla al día, en especial el correo electrónico de contacto, que es el canal por el que Comandia envía comunicaciones del servicio, reportes automáticos y avisos de cobro.

El Negocio crea y administra los Usuarios de su cuenta, les asigna roles y permisos, y es el único responsable de:

• La custodia y confidencialidad de las credenciales de acceso, propias y de sus Usuarios.
• Toda actividad ejecutada desde su cuenta, la haya autorizado expresamente o no.
• Retirar el acceso de los Usuarios que dejen de laborar o de estar autorizados.
• Informar sin demora a Comandia cualquier uso no autorizado o compromiso de credenciales.

Comandia puede establecer mecanismos de seguridad como cierre de sesiones, expiración de tokens o restablecimiento de contraseñas cuando detecte riesgos para la cuenta.

6. Planes, prueba gratuita, precios y pagos

6.1 Prueba gratuita

Comandia puede ofrecer periodos de prueba sin costo. Al terminar la prueba, el acceso a la Plataforma se suspende si no se contrata un Plan. La prueba se otorga una sola vez por Negocio y no genera obligación de contratación para ninguna de las partes.

6.2 Precios y periodicidad

Los precios vigentes son los publicados en el sitio web o los informados dentro de la Plataforma al momento de contratar, expresados en pesos colombianos (COP). Salvo indicación en contrario, los valores incluyen los impuestos aplicables. La suscripción se contrata por periodos mensuales o anuales, según lo elegido por el Negocio.

6.3 Medios de pago

Los pagos en línea se procesan a través de pasarelas de pago de terceros (actualmente Mercado Pago). Comandia no recibe, no procesa ni almacena números de tarjeta, códigos de seguridad ni credenciales bancarias: esos datos se entregan directamente a la pasarela, que se rige por sus propios términos y políticas. Comandia únicamente conserva el identificador de la transacción, su estado, el valor y la fecha.

El pago también puede activarse manualmente por Comandia cuando el Negocio pague por un medio acordado por fuera de la pasarela.

6.4 Renovación, mora y suspensión

La suscripción se renueva por periodos iguales cuando el Negocio realiza el pago correspondiente. Vencido el periodo pagado sin que se registre el pago, Comandia podrá suspender el acceso a la Plataforma, total o parcialmente, previa notificación al correo registrado. La suspensión por mora no implica pérdida inmediata del Contenido del Negocio: aplica lo previsto en la sección 21.

6.5 No reembolso

Salvo el derecho de retracto en los casos en que legalmente proceda (sección 22), los pagos efectuados no son reembolsables por periodos ya iniciados, incluida la terminación anticipada por decisión del Negocio. Si Comandia suspende el servicio de forma definitiva por causas que le sean imputables, reembolsará la fracción no consumida del periodo pagado.

7. Complementos y cupones

Ciertas funciones no están incluidas en ningún Plan y se contratan por separado, con su propio precio y periodo. Es el caso del Asistente ComandIA y de las cajas adicionales. La terminación de un Complemento no afecta el Plan, y la terminación del Plan sí implica la del Complemento.

Comandia puede emitir cupones de descuento con condiciones de vigencia, cobertura y número de usos. Los cupones no son canjeables por dinero, no son acumulables salvo que se indique lo contrario y pueden ser revocados en caso de uso fraudulento.

8. Uso permitido y conductas prohibidas

El Negocio se obliga a usar la Plataforma conforme a la ley, la moral y estos Términos. En particular, está prohibido:

• Usar la Plataforma para actividades ilícitas, o para comercializar bienes o servicios cuya venta esté prohibida o restringida sin contar con las autorizaciones exigidas.
• Ceder, sublicenciar, arrendar, revender o poner la cuenta a disposición de terceros ajenos al Negocio.
• Compartir credenciales entre personas o usar una misma cuenta de Usuario para varias personas cuando ello impida identificar quién ejecutó cada operación.
• Intentar acceder a cuentas, datos o áreas de la Plataforma que no correspondan al Negocio.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, copiar o intentar extraer el código fuente de la Plataforma.
• Introducir código malicioso, ejecutar pruebas de intrusión no autorizadas, o realizar peticiones automatizadas masivas que degraden el servicio.
• Cargar contenido que infrinja derechos de terceros, o datos personales que el Negocio no esté autorizado a tratar.
• Usar la Plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas a los Clientes Finales en contravención de la ley.

El incumplimiento de esta sección faculta a Comandia para suspender la cuenta de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

9. Datos y contenido del Negocio

El Contenido del Negocio es y sigue siendo del Negocio. Comandia no adquiere propiedad sobre él. El Negocio otorga a Comandia una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar, procesar, reproducir y transmitir dicho contenido con el único fin de prestar el servicio, brindar soporte, generar los reportes contratados y cumplir obligaciones legales.

Comandia puede usar información agregada, estadística y anonimizada —que no permita identificar al Negocio, a sus Usuarios ni a sus Clientes Finales— para medir el uso, dimensionar capacidad y mejorar el producto.

El Negocio declara y garantiza que cuenta con las autorizaciones y los derechos necesarios sobre el contenido que carga, incluidos textos, imágenes de productos y datos personales de terceros, y mantendrá indemne a Comandia frente a reclamaciones derivadas de esa carga.

El Negocio puede exportar su información desde los módulos que ofrecen esa función. Se recomienda descargar periódicamente copias de la información que considere crítica.

10. Comprobantes de venta y facturación electrónica (DIAN)

El cumplimiento de las obligaciones de facturación, expedición de documentos equivalentes, liquidación y declaración de impuestos, y conservación de soportes contables es de exclusiva responsabilidad del Negocio, conforme al Estatuto Tributario y a la reglamentación de la DIAN vigente. Comandia no responde por sanciones, glosas ni requerimientos derivados del incumplimiento de esas obligaciones.

Los reportes, cuadres de caja y cifras que la Plataforma produce son herramientas de gestión y no sustituyen la contabilidad del Negocio ni el juicio de su contador.

11. Funciones de inteligencia artificial

El Asistente ComandIA es un Complemento opcional que emplea modelos de inteligencia artificial generativa de un proveedor externo para redactar hallazgos y responder preguntas sobre la información del Negocio. Al contratarlo, el Negocio declara conocer y aceptar lo siguiente:

• Uso de IA y de un proveedor externo. La función se apoya en modelos operados por Anthropic PBC (Estados Unidos). Para prestarla es necesario transmitir a ese proveedor la información descrita en la Política de Tratamiento de Datos Personales, sección de inteligencia artificial.
• Las cifras no las inventa el modelo. Los importes, cantidades y porcentajes se calculan en la infraestructura de Comandia mediante consultas a la base de datos del Negocio; el modelo únicamente redacta e interpreta resultados ya calculados.
• La interpretación puede ser errónea. Los sistemas de IA pueden producir respuestas incompletas, imprecisas o inadecuadas al contexto. Las respuestas son un apoyo informativo, no una recomendación profesional.
• No es asesoría. El Asistente no presta asesoría contable, tributaria, financiera, jurídica ni laboral. Antes de tomar decisiones relevantes —de precio, de personal, disciplinarias o económicas— el Negocio debe verificar la información en sus propios reportes y soportes.
• Decisión humana. Comandia no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten de modo significativo a una persona. Cualquier consecuencia que el Negocio derive de una respuesta del Asistente —incluidas medidas frente a sus empleados— es una decisión propia del Negocio, adoptada bajo su exclusiva responsabilidad y sujeta al debido proceso que le sea exigible.
• Datos de personas identificadas. Ciertas consultas, como el diagnóstico de un descuadre de caja, incluyen nombres de Usuarios del Negocio (por ejemplo, quién cerró el turno o qué domiciliario recibió efectivo). El Negocio, en su calidad de Responsable frente a esas personas, debe informarles esta circunstancia y contar con la autorización correspondiente.
• Límites de uso. El Complemento incluye un número determinado de preguntas por periodo, informado dentro de la Plataforma. Comandia puede ajustar esos límites o el modelo empleado por razones técnicas o de costo, informando al Negocio.
• Uso responsable. El Negocio se abstendrá de introducir en el Asistente datos sensibles, historias clínicas, datos de menores o información de terceros ajena a su operación.

Comandia no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del Asistente, por depender de un servicio de terceros, y podrá suspenderlo temporalmente sin que ello afecte los demás módulos.

12. Tienda en línea, menú QR y tablero de órdenes

La Plataforma permite publicar un menú y una tienda en línea accesibles por enlace o código QR, y un tablero público con el estado de las órdenes. Respecto de estos canales:

• El Negocio es el vendedor frente al Cliente Final y el único responsable de los productos ofrecidos, sus precios, impuestos, disponibilidad, entrega, garantías y atención de reclamos.
• El Negocio es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que el Cliente Final suministre por esos canales (nombre, teléfono, dirección, indicaciones de entrega) y debe publicar sus propios avisos y autorizaciones si la ley se lo exige.
• El Negocio decide qué información se publica en el tablero público y debe evitar exponer datos que permitan identificar innecesariamente a sus clientes.
• Comandia actúa únicamente como proveedor de la infraestructura tecnológica y no interviene en la relación de consumo.

13. Domicilios y personal del Negocio

Los módulos de domicilios, billetera de domiciliarios, roles y usuarios son herramientas de gestión. Entre Comandia y los Usuarios del Negocio —incluidos cajeros, meseros, cocineros y domiciliarios— no existe ni se configura relación laboral, de subordinación, de intermediación ni de tercerización de ninguna especie. El Negocio es el único empleador o contratante y asume todas las obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo que le correspondan.

14. Agente de impresión y equipos del Negocio

Para imprimir comandas y comprobantes, Comandia puede poner a disposición un programa que se instala en un equipo del Negocio. El Negocio autoriza su instalación y actualización, y es responsable del equipo, del sistema operativo, de las impresoras, de la red local y de su mantenimiento. Comandia no responde por fallas de impresión atribuibles al hardware, a los controladores, a la red o a la configuración del entorno del Negocio.

15. Disponibilidad, soporte y respaldos

Comandia realiza esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. El servicio puede interrumpirse por mantenimiento programado, correcciones urgentes, fallas de proveedores de infraestructura, cortes de conectividad o eventos de fuerza mayor. Cuando sea previsible, se procurará avisar con antelación y ejecutar el mantenimiento en horarios de menor operación.

El soporte se presta por los canales indicados en la sección 26, en días y horas hábiles, sin que ello constituya un acuerdo de niveles de servicio (SLA) salvo pacto expreso y escrito.

Comandia mantiene copias de respaldo con periodicidad razonable, con el fin de recuperar el servicio ante una contingencia. Esas copias son una medida de continuidad y no sustituyen las copias que el Negocio deba conservar para efectos contables, tributarios o legales.

16. Propiedad intelectual

El software, el código fuente, la arquitectura, las bases de datos de la Plataforma, la marca «Comandia», su logotipo, los diseños, textos y demás elementos del sitio y de la aplicación son de propiedad exclusiva de Comandia o de sus licenciantes, y están protegidos por la Decisión Andina 486, la Decisión Andina 351, la Ley 23 de 1982 y demás normas aplicables.

Estos Términos otorgan al Negocio una licencia de uso limitada, personal, intransferible, no exclusiva y revocable, restringida a la vigencia de la suscripción y al uso normal de la Plataforma. No se transfiere ningún otro derecho.

Si el Negocio envía sugerencias, ideas o comentarios de mejora, Comandia podrá implementarlos libremente y sin contraprestación, sin que ello genere derecho alguno a favor del Negocio.

17. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data, que forma parte integral de estos Términos. En resumen:

• Comandia es Responsable respecto de los datos de la cuenta del Negocio y de sus Usuarios administradores (registro, facturación, soporte, seguridad).
• Comandia es Encargado respecto de los datos que el Negocio carga o genera en la Plataforma sobre sus Clientes Finales y su personal: los trata siguiendo las instrucciones del Negocio y para prestarle el servicio.
• El Negocio, como Responsable de esos datos, garantiza haber obtenido las autorizaciones exigidas por la Ley 1581 de 2012 y contar con su propia política de tratamiento.

18. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener bajo reserva la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del servicio, y a usarla únicamente para ejecutar este contrato. La obligación subsiste por dos (2) años después de terminada la relación, y de manera indefinida respecto de la información que constituya secreto empresarial o datos personales.

El personal de Comandia solo accede al Contenido del Negocio cuando resulte necesario para prestar soporte, resolver una falla o cumplir una orden de autoridad competente. Las intervenciones de soporte sobre la información del Negocio quedan registradas en la Plataforma.

19. Garantías y limitación de responsabilidad

La Plataforma se ofrece «tal como está». Dentro de lo permitido por la ley colombiana, Comandia no otorga garantías implícitas de idoneidad para un propósito particular, de ininterrupción o de ausencia total de errores.

Comandia no responde por:

• Decisiones comerciales, laborales, contables o tributarias que el Negocio adopte con base en la información o en las respuestas de la Plataforma, incluido el Asistente ComandIA.
• Errores, omisiones o inexactitudes en la información cargada por el Negocio o sus Usuarios.
• Pérdidas derivadas del uso indebido de credenciales, de la falta de retiro de accesos o de conductas de los Usuarios del Negocio.
• Fallas de internet, energía, equipos, impresoras, dispositivos o servicios de terceros (pasarelas de pago, proveedores de nube, correo o inteligencia artificial).
• Lucro cesante, pérdida de clientela, de datos, de oportunidad o daños indirectos, incidentales o consecuenciales.

En todo caso, y salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total y acumulada de Comandia frente al Negocio por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor efectivamente pagado por el Negocio durante los tres (3) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

20. Indemnidad

El Negocio mantendrá indemne a Comandia frente a cualquier reclamación, demanda, sanción o requerimiento de terceros o de autoridades que se origine en: (i) el contenido y los datos que cargue en la Plataforma; (ii) el incumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos personales frente a sus Clientes Finales y su personal; (iii) el incumplimiento de sus obligaciones tributarias, contables o de facturación; (iv) los productos y servicios que comercialice; y (v) el uso de la Plataforma en contravención de estos Términos o de la ley.

21. Vigencia, suspensión y terminación

Estos Términos rigen mientras el Negocio mantenga una cuenta activa. Cualquiera de las partes puede terminar la relación en cualquier momento:

• El Negocio: absteniéndose de renovar la suscripción o solicitando la cancelación de su cuenta por el canal de contacto.
• Comandia: con aviso previo de treinta (30) días calendario al correo registrado; o de forma inmediata en caso de incumplimiento grave, mora, uso fraudulento, riesgo para la seguridad de la Plataforma u orden de autoridad competente.

Terminada la relación, el Negocio dispondrá de un plazo de treinta (30) días calendario para solicitar la exportación de su información. Vencido ese plazo, Comandia podrá suprimir el Contenido del Negocio de sus sistemas activos, conservando únicamente lo que deba mantener por mandato legal o para la defensa de sus derechos, y las copias de respaldo hasta su rotación natural.

Sobreviven a la terminación las secciones sobre propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnidad y ley aplicable.

22. Estatuto del Consumidor

Comandia se dirige a comerciantes y, en esa medida, la contratación no se rige por regla general por la Ley 1480 de 2011. Sin embargo, cuando el contratante califique legalmente como consumidor y la contratación se realice por medios electrónicos, se reconocen los derechos que esa ley le confiere, entre ellos:

• Derecho de retracto (artículo 47): podrá ejercerlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, comunicándolo al canal de contacto, con la consiguiente devolución del valor pagado.
• Reversión del pago (artículo 51): en los eventos y con el procedimiento allí previstos, cuando el pago se haya realizado por medios electrónicos.

23. Modificaciones

Comandia puede modificar estos Términos para reflejar cambios en el servicio, en su operación o en la ley. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su número de versión y fecha. Los cambios sustanciales —precios, alcance del servicio, responsabilidad o tratamiento de datos— se informarán con al menos quince (15) días calendario de antelación, por correo electrónico o dentro de la Plataforma.

El uso de la Plataforma después de la entrada en vigencia de los cambios implica su aceptación. Si el Negocio no los acepta, podrá terminar la relación conforme a la sección 21.

24. Disposiciones varias

• Integridad: estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen cualquier entendimiento previo sobre la materia.
• Nulidad parcial: si una disposición se declara inválida o inaplicable, las demás conservan plena vigencia y aquella se entenderá ajustada al mínimo necesario para ser válida.
• Cesión: el Negocio no puede ceder su posición contractual sin autorización escrita de Comandia. Comandia podrá cederla en caso de reorganización, aporte a una sociedad que constituya o transferencia del proyecto, informando previamente al Negocio.
• No renuncia: la tolerancia frente a un incumplimiento no implica renuncia a exigirlo después.
• Notificaciones: se entienden válidamente surtidas las comunicaciones enviadas al correo electrónico registrado por el Negocio y las publicadas dentro de la Plataforma.
• Fuerza mayor: ninguna parte responde por el incumplimiento causado por hechos imprevisibles e irresistibles, incluidos cortes masivos de internet o energía, fallas de proveedores de nube, actos de autoridad, conmoción interna o desastres naturales.
• Idioma: la versión en español es la única oficial.

25. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante arreglo directo, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la comunicación escrita del reclamo.

Agotada esa etapa sin acuerdo, las controversias se someterán a la jurisdicción ordinaria colombiana. Lo anterior no impide acudir a los mecanismos de protección al consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando resulten aplicables, ni a la acción de protección de datos personales ante esa misma entidad.

26. Contacto

Para peticiones, quejas, reclamos, soporte, ejercicio de derechos sobre datos personales o cualquier comunicación relacionada con estos Términos:

• Correo electrónico:contacto@comandia.co — canal único para soporte, peticiones, quejas, reclamos y ejercicio de derechos sobre datos personales.
• Sitio web:comandia.co

Las solicitudes se atienden en días hábiles y dentro de los términos legales aplicables a cada tipo de petición.